L’état des lieux constitue un document important dont le rôle est de décrire le logement loué, pièce après pièce, ainsi que l’ensemble des équipements qu’il peut éventuellement contenir. Accompagnant obligatoirement le contrat de location, il sert de base pour constater les changements qui se sont produits durant l’occupation du lieu et permet de déterminer, dans le cas où des réparations devraient être réalisées, si celles-ci se feront à la charge du propriétaire, lorsqu’il s’agit d’une usure normale du bien, ou du locataire, si les dégradations ont été causées par ce dernier.

Bien que considéré comme une tâche fastidieuse et peu utile, l’état des lieux revêt pourtant un caractère tout à fait capital puisque comme l’indique l’article 1730 du Code Civil « s’il a été fait un état des lieux entre le bailleur et le preneur, celui-ci doit rendre la chose telle qu’il l’a reçue, suivant cet état, excepté ce qui a péri ou a été dégradé par vétusté ou force majeure ». Celui-ci protège donc le propriétaire de toutes dépenses injustifiées, en prévoyant la responsabilité du locataire pour tous les préjudices qu’il peut porter au bien.

Généralement établi à l’amiable, sur papier libre ou sur un formulaire spécialement réservé à cet effet, en présence de chacune des deux parties, juste avant l’entrée et après la sortie des lieux d’un nouvel occupant, il permet au locataire d’émettre des réserves quant au bon état et au bon fonctionnement des divers éléments composant le bien. L’article 3 de la loi du 6 juillet 1989 instaure un délai d’un mois supplémentaire, après son arrivée, pour signaler un dysfonctionnement dans le système de chauffage, par exemple, celui-ci n’ayant bien évidemment pas pu s’apercevoir ce problème plus tôt.

Si les deux parties ont un avis différent quant aux indications à renseigner dans l’état des lieux, l’une d’elles peut alors solliciter l’intervention d’un huissier qui doit alors prévenir, le propriétaire et le locataire, au moins sept jours avant son passage, au moyen d’un courrier recommandé avec accusé de réception. L’état des lieux, rédigé par cet officier public assermenté, ne peut alors être contesté, et s’impose donc, de plein droit, à chacune des deux parties, même s’il leur reste toutefois possible de formuler des réserves.

N’entraînant aucun frais lorsque celui-ci est fait de manière contradictoire, le coût engendré par la venue d’un huissier, suite à un désaccord, doit, quant à lui, être partagé entre chacune de ces deux parties lorsqu’il s’agit d’un logement d’habitation, cette répartition restant totalement libre dans le cas de baux professionnels ou commerciaux.

Malgré l’obligation d’accompagner le contrat de location d’un état des lieux, son absence ne remet cependant pas en cause la validité de cet accord et implique, selon l’article 1731 du Code Civil, que « le preneur est présumé les avoir reçus en bon état de réparations locatives et doit les rendre tels, sauf la preuve contraire », contraignant donc le locataire à restituer le bien en parfait état, à moins que ce ne soit le propriétaire qui se soit opposé à la rédaction de ce document, auquel cas c’est à lui qu’incombe la fourniture de preuves démontrant que le logement a été dégradé par le locataire.